So erstellen Sie den Code
Übernehmen Sie Kontoinhaber und IBAN aus der Fußzeile Ihrer Rechnungsvorlage. Beides muss mit den Angaben auf der Rechnung übereinstimmen.
Tragen Sie den Rechnungsbetrag brutto ein, also den Betrag, der tatsächlich überwiesen werden soll, mit Komma oder Punkt vor den Cent.
Schreiben Sie die Rechnungsnummer in den Verwendungszweck, gern mit Kundennummer. Arbeiten Sie mit RF-Referenzen, wählen Sie „Strukturierte Referenz (RF)“.
Laden Sie den Code als SVG oder PDF herunter, setzen Sie ihn in die Rechnung und scannen Sie den fertigen Ausdruck einmal zur Probe.
Druck und Platzierung
- Ein guter Platz ist der Zahlungsblock am Ende der Rechnung, direkt neben Betrag und Bankverbindung. Dort sucht die Kundschaft ohnehin nach den Zahlungsdaten.
- Auf A4 genügen 3 cm Kantenlänge. Achten Sie darauf, dass Kopf- oder Fußzeile den hellen Rand um den Code nicht anschneidet.
- Bei Rechnungen als PDF per E-Mail scannt der Kunde oft vom Bildschirm. Ein Code in Vektorqualität bleibt auch beim Zoomen scharf.
Häufige Fehler
Ein Code für alle Rechnungen
Betrag und Rechnungsnummer ändern sich bei jeder Rechnung. Ein Code mit Betrag gehört nur zu genau einer Rechnung. Ein allgemeiner Code ohne Betrag eignet sich für Briefpapier, nicht für die einzelne Forderung.
Skonto nicht bedacht
Der Code enthält genau einen Betrag. Gewähren Sie Skonto, muss der Kunde den Betrag in seiner App von Hand ändern. Nennen Sie Skontobetrag und Frist deshalb in der Klarschrift neben dem Code.
Code und Klarschrift weichen ab
Wird die Rechnung korrigiert und der Code nicht neu erstellt, zeigt die App einen anderen Betrag als das Papier. Erzeugen Sie den Code nach jeder Änderung neu.
Freitext oder RF-Referenz
Der Standard erlaubt entweder einen unstrukturierten Verwendungszweck bis 140 Zeichen oder eine strukturierte Referenz bis 35 Zeichen, nie beides zugleich. Die strukturierte Gläubigerreferenz nach ISO 11649 beginnt mit RF und zwei Prüfziffern; der Generator prüft diese Prüfziffern. Sie lohnt sich, wenn Ihre Buchhaltungssoftware Zahlungen automatisch über die Referenz zuordnet.
Ein GiroCode auf einer PDF-Rechnung macht daraus noch keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Dafür braucht es ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Der Code ist eine Zahlungshilfe für den Empfänger, kein Teil der Pflichtangaben.
Häufige Fragen
Das ist ein statischer QR-Code: Der Inhalt steht im Code selbst, der Code funktioniert also ohne unseren Server.
Statische und dynamische QR-Codes erklärtMuss die IBAN trotzdem auf der Rechnung stehen?
Ja, schreiben Sie sie weiterhin aus. Nicht jeder zahlt per App, und die EPC-Richtlinie geht davon aus, dass die Daten auch lesbar neben dem Code stehen.
Kann ich den Code in Word oder in meine Rechnungssoftware einfügen?
Ja. PNG passt in jede Textverarbeitung, SVG eignet sich für Layoutprogramme. Manche Rechnungsprogramme erzeugen GiroCodes auch selbst; ein eigener Code ist für Vorlagen ohne diese Funktion gedacht.
Was passiert, wenn die Rechnungsnummer zu lang ist?
Als Freitext sind 140 Zeichen erlaubt, als strukturierte Referenz 35. Insgesamt darf der Inhalt 331 Byte nicht überschreiten; der Generator meldet, wenn das passiert.
Sehen Sie die Rechnungsdaten?
Nein. Der Code wird in Ihrem Browser erzeugt. IBAN, Betrag und Rechnungsnummer verlassen Ihr Gerät nicht.